Тендерное сопровождение: что оно приносит компании

Рынок госзакупок оброс многочисленными легендами. В кулуарах часто говорят о коррупции и откатах в этой сфере, что отчасти является правдой. Из-за этого некоторые начинающие руководители не спешат с участием в тендерах. Но при должном подходе государственные закупки станут отличным каналом продаж. На помощь поставщикам могут прийти компании, профессионально разбирающиеся в рассматриваемой сфере.

Актуальность услуги тендерного сопровождения

Участие в закупках дает шанс обрести крупного заказчика в лице государства. При выполнении всех обязательств компания зарабатывает репутацию, что повышает ее имидж в глазах других потребителей товаров (услуг). По факту тендеры позволяют наращивать репутацию без значительных затрат на рекламу.

При участии в госзакупках поставщик может пойти несколькими путями:

Самостоятельное освоение темы трудно назвать оптимальным выбором. На изучение вопроса уйдет несколько лет. За это время конкуренты могут значительно вырасти и обойти компанию по всем показателям. Обращение к фрилансеру годится только для решения локальных задач. Ведь один человек не способен закрыть все вопросы и вовремя подготовиться к тендеру. 

Если поставщик только набирает вес, можно обучить собственный штат с помощью курсов. В будущем это окупится и принесет доход с исполненных госконтрактов. Но далеко не всем компаниям нужен в штате тендерный отдел. В таких случаях проще заказать услуги по тендерному сопровождению на стороне.

Как выбрать тендерного брокера 

Чтобы получить качественное сопровождение, нужно понимать, какие задачи стоят перед компанией, участвующей в госзакупках. Важно учесть, что заказчики выставляют жесткие требования и любое отклонение от них приведет к отрицательным результатам

Поэтому желательно, чтобы тендерный брокер предоставлял следующий перечень услуг:

Одна из наиболее сложных задач — это заполнение заявки на аукцион, состоящая из двух частей. Первая часть (Форма 2) предполагает изучение ТЗ заказчика и заполнение бланка строго по установленным правилам. Для второй части нужно собрать пакет документов. Трудность заключается в том, что даже небольшая ошибка ведет к отклонению заявки. 

Для избежания неудачи рекомендуется сотрудничать только с проверенными брокерами. Очевидно, что круг задач большой, потребуются усилия целой группы специалистов. Добросовестное тендерное сопровождение предполагает гибкий подход. У клиентов должен быть выбор: либо закрыть локальную проблему, либо решить вопрос комплексно. 

Подводные камни тендерного сопровождения

Некоторые организации, желая сэкономить, ведутся на рекламные уловки сомнительных контор. Такой подход имеет мало перспектив и не приведет к успеху. Затраты на тендерное сопровождение необходимо воспринимать как инвестиции, они окупятся не сразу. 

В связи с этим стоит воспользоваться указанными советами:

Последнее особенно касается случаев, когда тендерным брокером выступает один человек — фрилансер. В основном такие предприниматели привлекают клиентов через одностраничный сайт, но при этом не арендуют офис. Это имеет мало общего с тендерами, где заключаются крупные контракты на серьезные суммы. При этом они могут быть хорошими тендерными специалистами, но физически не способны закрыть все вопросы по закупкам. При этом в случае необходимости подготовки заявки на аукцион или другой локальной задачи это может быть хорошим вариантом. Вопрос в квалификации фрилансера. 

Также нужно обратить внимание на следующий факт: войти в рынок тендерных услуг несложно, требования минимальные. Поэтому не стоит отдавать задачу на аутсорсинг малоизвестным партнерам. 

Сопоставление плюсов и минусов тендерного сопровождения 

Перед тем, как участвовать в закупках, руководителю необходимо трезво оценить возможности компании. Грамотный анализ позволит избежать временных и финансовых потерь. Ведь несоответствие требованиям ЭТП или заказчика сведет все усилия на нет. В иных случаях это также приведет к подорванной репутации.

Минимизировать риски можно с помощью тендерных брокеров. Сотрудничество с ними дает поставщику ряд преимуществ:

При комплексном подходе проблемы полностью решаются специалистами по тендерному сопровождению. Крупные брокеры также готовы обучить сотрудников со стороны поставщика, если того требует ситуация. Опытным участникам торгов не всегда требуется решение вопроса под ключ. В таком случае можно выбрать локальный вариант. 

В тендерном сопровождении имеются свои недостатки. Во-первых, услуга не может стоить дешево. Объем работ достаточно большой и требуют достаточной квалификации. Во-вторых, многие компании берут комиссию с суммы выигранного контракта. Для некоторых поставщиков это существенный минус. Тем не менее без профессиональной поддержки добиться успеха крайне трудно. 

Цифры рынка госзакупок

Для наглядности приводятся конкретные показатели, связанные с рынком госзакупок. Так проще делать выводы и принимать решение об участии в торгах. В первую очередь нужно сказать, что большинство тендеров (более 60%) проходит в формате электронного аукциона. Это заметный плюс, ведь выбор победителя осуществляется по ценовому критерию.

В среднем шансы выиграть тендер оцениваются в 20%. То есть 1 попытка из 5 окажется удачной. Однако это возможно только при сотрудничестве с тендерными брокерами. При самостоятельном участии в аукционах цифры заметно скромнее (либо стремятся к нулю).

Что касается стоимости услуг по тендерному сопровождению, то сказать однозначно о ней сложно. Итоговая сумма складывается из множества факторов. Среди них:

Здесь же может учитываться комиссия от суммы контракта. В среднем она составляет 2-3%. При анализе доходов и расходов необходимо включать все показатели в анализ. 

С экономической точки зрения участие в тендерах помогает поставщику добиваться значительных показателей. Без серьезных затрат на рекламу компания способна выполнять план по продажам. Но подобный сценарий возможен, если вопросом занимаются опытные специалисты.

Грамотный руководитель не может требовать от них побед во всех конкурсах. Однако процент заключенных контрактов должен постепенно увеличиваться, а одобрения заявки нужно добиваться в обязательном порядке.